Eerder vertelden wij u al wat de fiscale bewaarplicht betekent en behelst. In dit bericht gaan we er nog wat dieper op in. De basisgegevens die u zeven jaar dient te bewaren, bestaan uit: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Daarnaast dienen gegevens met betrekking tot onroerende zaken maar liefst tien jaar lang bewaard te worden.

Bewaren

Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden en gegevensdragers, die belangrijk zijn voor de belastingheffing, bewaard worden zoals u ze heeft ontvangen. In originele staat dus. Een factuur die u via de mail ontvangt, mag dus niet worden uitgeprint. Deze mag uitsluitend digitaal worden opgeslagen. Alleen de factuur opslaan, volstaat overigens niet. De belastingdienst wil kunnen checken of de factuur niet eigenhandig aangepast is. Dus de bijbehorende mail dient u eveneens op te slaan. Deze gegevens dienen zeven jaar te worden bewaard. Daarbij dient de administratie al die jaren controleerbaar te zijn.

Ontvangen papieren facturen mogen wel digitaal bewaard worden. Belangrijk is wel dat de echtheidskenmerken van het origineel niet verloren gaan. Wie dus op zeker wil gaan, kan de papieren facturen het best ook in originele staat bewaren (ja op papier). Langzaamaan gaan we met zijn allen naar een digitale facturering. Voor de belastingdienst is dit uiteindelijk ook makkelijker te controleren, dan wanneer de administratie in ordners her en der opgeslagen ligt. Over een paar jaar bewaren we alles in de digitale ordner in de Cloud.

Er komt dus behoorlijk wat kijken bij de bewaarplicht.

Duurzaam ondernemen is gunstig, maar waar beginnen we? Er kan op dit gebied waarschijnlijk veel meer dan u in eerste instantie denkt. Om te beginnen, doet u er goed aan om met een kritisch oog naar het energieverbruik in uw bedrijf te kijken.

Laat geen lichten in ruimtes branden waar geen mensen zijn. Houdt de toegangsdeur(en) dicht. Gebruik spaarlampen. Controleer welke apparaten stand-by staan en hoe lang gemiddeld. Er  kan namelijk aardig wat energie bespaard worden door apparaten die langere tijd niet gebruikt worden, volledig uit te zetten. Haal ongebruikte stekkers uit het stopcontact. En dient een apparaat te worden vervangen, kies voor een energiezuiniger exemplaar.  Ga bewust om met de printer. Verstuur loonstroken digitaal. Print dubbelzijdig. En bij welke energieleverancier bent u aangesloten, wellicht kan hier ook naar gekeken worden.

Andere zaken die bijdragen aan duurzaam ondernemen is de manier waarop u en uw werknemers naar het werk toe komen. Is uw bedrijfspand gemakkelijk met de fiets en het openbaar vervoer te bereiken, laat de auto dan wat vaker staan. Kan er vanuit huis gewerkt worden, kies daar bijvoorbeeld voor op dagen waarop het lastig is om naar het werk te komen (’s winters, dagen waarop het heftig stormt). En kies sowieso voor een zuinige bedrijfswagen.

En met welke leveranciers werkt u? Zijn hier alternatieven voor opdat het duurzamer kan? Misschien kost het iets meer, maar dit kunt u ook naar de klant toe communiceren. Een ondernemer met oog voor het maatschappelijk verantwoord ondernemen, houdt het in praktijk langer vol dan iemand die geen rekening met het milieu en onze wereld houdt.

Succes!